Administrasi Umum

Menulis Surat Dalam Bahasa Inggris

Sebelum memulai membuat surat yaitu karakteristik surat terlebih dahulu. Adapun karateristik (The characteristics of business letter) sering dikenal dengan sebutan 7C sebagai berikut:

a.            Clear (Jelas)

b.            Concise (Singkat)

c.             Complete (Lengkap)

d.            Courteous (Sopan)

e.            Concrete (Bisa dipercaya)

f.              Clean (Rapi)

g.            Careful (Hati-hati)

Kita juga harus memahami dari bagian-bagian yang harus ada pada surat (Parts and the usage):

a.            Heading/Letter Head

b.            Date Line

c.             Reference Line/Reference Number

d.            Inside Address

e.            Attention Line

f.              Salutation

g.            Subject Line/Re-line

h.            Body of letter

i.              Complementary Close

j.              Signature

k.            Enclosure

a.      Heading/Letter Head

1.      Dicetak dengan berbagai huruf

2.      Bentuknya menarik

3.      Umumnya berada di bagian atas

    Content : Name of Company, complete address, telephone number, facsimile number, kind of business activity

    Additional : Name of director, Address of branch office, bankers, post office (PO) Box, symbol of the company, motto

b.     Date Line

1.      Dicantumkan 3 sampe 6 baris (space) dibawah letter head

2.      Sebelah kiri/kanan tergantung bentuk surat

3.      Tidak perlu didahului nama kota (sudah tertera pada letter head)

Tanggal, bulan, tahun, ditulis lengkap. Dianjurkan untuk tidak menggunakan angka semua karena perbedaan penulisan tanggal antara British dan American akan membuat bingung sipembaca. Contoh 5-8-2012 akan terdapat dua pendapat, yaitu  sebagai berikut:

    -British : 5th August 2012

    -American : May 8th, 2012

c.      Reference Line

Berisi inisial pengonsep dan pengetik (singkatan nama orang yang mendiktekan/pengonsep/penandatangan dan pengetik surat)

Diletakkan diatas sebelah kiri sejajar dengan date line

      - Ref. HH/AP

    HH: Inisial penandatangan, singkatan dari Horison Heywood

    AP: Inisial typist/pengetik, singkatan dari Anne Palmer

    - Ref. HH/AP/B3

    B3: nomor filling

    - Ref. line yang sering digunakan  dalam membalas surat:

    Your ref. HW/SC/221 >>>>>>>>> Ref. surat yang dibalas

    Our ref. HH/AP/B3>>>>>>>>>Ref. pembalas surat

d.     Inside Address

1.      Nama lengkap dan alamat perusahaan/orang yang dikirimi surat

2.      Ditulis 4-6 baris bawah date line

3.      Bisa berbentuk block form atau indent form

e.      Attention Line

Digunakan jika surat ditujukan pada orang terntentu dalam suatu perusahaan, ditulis 2 baris dibawah inside address.

Contoh:

Mr. John White, Sales Manager,

Miland Electric Co. Ltd,

25 Trinity Place, Macstown,

England MA 127 QE

For the attention : MR. Adminton

Purchase Manager

   

Jika tidak tahu alamat rumah tujuan, tapi tahu alamat pekerjaan, boleh denga cara sebagai berikut:

Mr. John White, Sales Manager,

c/o 25 Trinity Place, Macstown,

England MA 127 QE

c/o = Care Of

Att = Attention

Enquiry letters

This should inform the reader that this is an enquiry or request; e.g.

• Enquiry about Textbooks
• Request for Brochure
• Query about Website
• Question regarding Product Components

First Paragraph

This should tell the reader what you want; e.g.

• Please send me... (for things that the organisation offers to send)
• I would be grateful if you could tell me... (for things that are not normally offered)
• I am writing to enquire whether... (to see if something is possible)
• I would especially like to know... ( + a more detailed request)
• Could you also... ( + an additional enquiry or request)

Second Paragraph

This paragraph tells the reader why you are contacting his or her organisation, and gives further details of the enquiry. There are two reasons why you may contact an organisation:

1. you have contacted this organisation before, and want to again.
2. you have not contacted this organisation before, but you have heard about them. You should describe from where, such as from an advert or a recommendation; e.g.
• I saw your advert in the HK Daily on Friday, 2 May 2014.
• Your company was recommended to me by Ms. Elsie Wong of Far Eastern Logistics.

Final Paragraph

This paragraph should contain a polite expression and/or an expression of thanks to the reader. The degree of politeness (and therefore the length), depends on how unusual or difficult your request is. Possible language includes:

• Thanks. (For a very informal and normal enquiry or request)
• I look forward to hearing from you.
• I am looking forward to hearing from you.
• Thank you for your assistance.
• Thank you very much for your kind assistance.
• I appreciate that this is an unusual request, but I would be very grateful for any help you could provide. I look forward to hearing from you.

If you think the reader might have further questions, you can suggest that he or she contact you; e.g. 'If you have any questions, please do not hesitate to contact me'.

Surat permintaan

Ini harus memberi tahu pembaca bahwa ini adalah penyelidikan atau permintaan; misalnya

    Pertanyaan tentang buku teks

    Permintaan Brosur

    Pertanyaan tentang situs web

    Pertanyaan mengenai Komponen Produk

Paragraf pertama

Ini harus memberi tahu pembaca apa yang Anda inginkan; misalnya

    Kirimkan saya ... (untuk hal-hal yang ditawarkan organisasi untuk dikirim)

    Saya akan berterima kasih jika Anda bisa memberi tahu saya ... (untuk hal-hal yang biasanya tidak ditawarkan)

    Saya menulis untuk menanyakan apakah ... (untuk melihat apakah ada sesuatu yang mungkin terjadi)

    Saya terutama ingin tahu ... (+ permintaan yang lebih rinci)

    Bisakah Anda juga ... (+ pertanyaan tambahan atau permintaan)

Paragraf kedua

Paragraf ini memberitahu pembaca mengapa Anda menghubungi organisasinya, dan memberikan rincian penyelidikan lebih lanjut. Ada dua alasan mengapa Anda menghubungi sebuah organisasi:

    Anda telah menghubungi organisasi ini sebelumnya, dan ingin sekali lagi.

    Anda belum pernah menghubungi organisasi ini sebelumnya, tapi Anda pernah mendengarnya. Anda harus menjelaskan dari mana, misalnya dari iklan atau rekomendasi; misalnya

        Saya melihat iklan Anda di Harian HK pada hari Jumat, 2 Mei 2014.

        Perusahaan Anda direkomendasikan oleh Ibu Elsie Wong dari Far Eastern Logistics.

Paragraf terakhir

Ayat ini harus berisi ekspresi sopan dan / atau ungkapan terima kasih kepada pembaca. Tingkat kesopanan (dan karena itu panjangnya), tergantung pada seberapa tidak biasa atau sulitnya permintaan Anda. Bahasa yang mungkin termasuk:

    Terima kasih. (Untuk permintaan atau permintaan yang sangat informal dan normal)

    Saya menantikan balasan anda.

    Saya menantikan jawaban Anda.

    Terima kasih atas bantuannya

    Terima kasih banyak atas bantuan baik Anda.

    Saya menghargai bahwa ini adalah permintaan yang tidak biasa, tapi saya akan sangat berterima kasih atas bantuan yang bisa Anda berikan. Saya menantikan balasan anda.

Jika menurut Anda pembaca mungkin memiliki pertanyaan lebih lanjut, Anda dapat menyarankan agar dia menghubungi Anda; misalnya 'Jika Anda memiliki pertanyaan, jangan ragu untuk menghubungi saya'.

PENANGANAN DAN CARA MENGARSIP SURAT

1.      PENANGANAN SURAT

Pengurusan surat-surat kantor adalah suatu kegiatan yang terpenting dalam kantor.
Organisasi pengurusan surat-surat kantor sangat berbeda dari instansi ke instansi. Dalam suatu
organisasi yang kecil, surat-surat masuk dan keluar dapat diurus oleh seorang petugas dengan
merangkap tugas-tugas lain. Dalam suatu organisasi yang besar pengurusan surat-surat dapat
dikerjakan dalam bagian masing-masing, atau dapat juga dipusatkan di suatu bagian khusus,
yaitu bagian atau seksi ekspedisi. Pada umumnya urusan penerimaan dan pengiriman suratsurat
yang dipusatkan, yaitu yang mengerjakan surat-surat masuk dan juga surat-surat keluar
adalah dianggap lebih baik.

Cara pengurusan surat-surat apabila telah diterima :

1. Penyortiran surat

a. Meneliti asal (sumber) surat itu.
b. Meneliti cara pengiriman surat

2. Penyortiran selanjutnya dibagi menjadi beberapa kelompok ;

a.         Surat-surat Dinas; yaitu surat-surat yang erat hubungannya dengan kegiatan kantor

b.         setiap kelompok surat hasil sortir ditempatkan tersendiri di dalam folder-folder atau alat lain sejenisnya.

3. Pembukaan sampul (amplop).
4. Pengeluaran surat dari dalam sampul
5. Penelitian surat
6. Pembacaan surat
7. Penyampaian surat (intern)
8. Pencatatan Surat

a. Kartu kendali
b. Buku Agenda
c. Buku Pembantu Agenda
d. Keterangan-keterangan yang dicatat dalam Kartu Kendali ataupun Buku Agenda

9. Langkah akhir penanganan surat
Tata penyimpanan arsip aktif maupun arsip inaktif menggunakan system penataan berkas disesuaikan dengan kepentingan instansi bersangkutan agar memudahkn pengendaliannya.

II. TATA CARA MENGARSIP SURAT (FILING)

A. PENGERTIAN FILING

Filing adalah proses pengaturan dan penyimpanan bahan-bahan secara sistimatis,
sehingga bahan – bahan tersebut dengan mudah dan cepat dapat ditemukan kembali setiap
kali diperlukan. Suatu filing yang tepat merupakan suatu tempat penyimpanan bahan-bahan
yang aman, maka filing dapat dianggap sebagai “ingatan” dari sesuatu organisasi. Filing
merupakan bagian yang sangat penting dan oleh karenanya filing harus disusun dengan
sempurna dalam suatu organisasi.

B. SISTEM FILING
Ada 5 dasar pokok sistim bagi penyelenggaraan filing yang dapat dipergunakan yaitu :
1. Sistem Abjad
2. Sistem Subyek
3. Sitem Geografis
4. Sistem Nomor
5. Sistem Kronologis
 

C. TANGGUNG JAWAB PEGAWAI TERHADAP FILING.
Sistem filing bagi suatu kntor adalah sangat penting oleh karena arsip adalah sebagai
alat “ingatan”, sebagai metode untuk menyimpan surat-surat atau bahan-bahan yang penting
dengan aman, sistimatis, dan mudah ditemukan kembali apabila diperlukan setiap waktu.
 

D. PROSEDUR MENGARSIP
Prosedur mengarsip sebagai berikut:
1. Pembuatan tanda pelepas
2. Pembinaan kode
3. Pembuatan kartu petunjuk silang
4. Menggolong-golongkan
5. Penyimpanan

Lima Sistem Kearsipan

Sistem pengarsipan adalah cara pengaturan atau penyimpanan arsip secara logis dan sistematis dengan memakai abjad, numerik / nomor, huruf ataupun kombinasi huruf dan nomor sebagai identitas arsip yang terkait.

Ada 5 macam sistem pengarsipan.

A.     Sistem Abjad (Alphabetical Filling System)

Sistem Abjad adalah sistem penyimpanan arsip dengan memakai metode penyusunan menurut abjad. Umumnya dipakai untuk arsip yang dasar penyusunannya dilakukan terhadap nama orang, nama perusahaan / organisasi, nama tempat, nama benda dan subjek masalah.

Nama-nama diambil dari nama si pengirim (surat masuk) dan nama alamat yang dituju (surat keluar).
Cara menemukan dan menentukan ciri / tanda dari suatu dokumen yang akan dijadikan petunjuk atau tanda pengenal (caption) untuk memudahkan mengetahui tempat dokumen disimpan.

Adapun kata tangkap dapat berupa :
- Nama orang
- Nama perusahaan / organisasi
- Nama tempat / daerah
- Nama benda / barang
- Istilah subyek atau angka (tergantung sistem pengarsipan yang dipakai)Menentukan ciri / tanda dengan cara menentukan urutan unit-unit atau bagian dari kata tangkap yang akan disusun menurut abjad.

Indeks adalah sarana untuk menemukan kembali dengan cara mengidentifikasi surat tersebut melalui penunjukan suatu tanda pengenal yang dapat membedakan surat satu dengan surat yang lainnya, atau bagian dari suatu nama yang dijadikan tanda pengenal surat.

Unit adalah bagian kata dari kata tangkap yang memiliki pengertian sendiri,
atau bagian terkecil dari suatu nama. 

Sedangkan nama, merupakan judul / caption. Jadi setiap judul memiliki bagian yang disebut unit.Kode

Unit kode adalah suatu tanda atau simbol yang diberikan atau yang dibubuhkan pada lembaran arsip yang dapat dipakai untuk tanda penyimpanan arsip.

Koding adalah suatu kegiatan memberikan tanda atau simbol pada arsip.

Adapun fungsi dari kode atau simbol adalah menunjukkan isi yang terkandung didalam arsip yang bersangkutan.

Petunjuk silang adalah alat petunjuk dari indeks yang tidak dipakai kepada indeks yang dipakai, atau petunjuk hubungan antara indeks yang dipakai dengan indeks lain yang dipakai.

Ada dua macam petunjuk silang.
a. Petunjuk silang langsung
Adalah petunjuk silang yang menunjukkan tentang seseorang yang memiliki lebih dari satu nama atau satu dokumen yang berisi lebih dari satu masalah.

b. Petunjuk silang tak langsung
Adalah petunjuk silang yang dipakai untuk menunjukkan hubungan antara satu masalah dengan masalah lainnya yang saling menjelaskan atau saling membantu.

Prosedur yang harus dilaksanakan untuk mengarsipkan surat adalah :
- Membaca surat atau dokumen dengan teliti dan seksama
- Periksa apakah surat sudah disertai dengan tanda siap untuk disimpan.
- Menetapkan caption atau judul surat
- Mengindeks tanda pengenal sesuai peraturan
- Membuat petunjuk silang
- Memberi kode surat
- Menyortir, yaitu memilah-milah atau mengelompokkan arsip menjadi satu kelompok menurut kode yang ada pada arsip.
- Menyusun menurut susunan abjad.
- Menyimpan arsip, yaitu mendapatkan arsip pada suatu tempat atau alat penyimpanan.

Perlengkapan yang diperlukan untuk mengarsip sistem abjad adalah
- Filling cabinet; adalah lemari arsip untuk menempatkan folder dan guide. Yaitu untuk menyimpan dokumen, surat-surat kantor. Umumnya mempunyai beberapa laci.
- Folder; adalah tempat untuk menyimpan dokumen atau menempatkan arsip, berbentuk segi empat, berlipat dua seperti map tetapi tanpa daun penutup.
- Guide (petunjuk); merupakan petunjuk dan pemisah antar folder-folder. Bentuk dari guide adalah segi empat dan berukuran sama dengan folder. Terbuat dari karton tebal.

B. Sistem Perihal (Pokok Isi Surat)
Sistem perihal adalah cara penyimpanan dan penemuan kembali surat berpedoman pada perihal surat atau pokok isi surat.
Yang perlu dipersiapkan untuk sistem perihal adalah.

1. Daftar Indeks; adalah daftar yang memuat seluruh kegiatan / masalah / hal-hal yang dilakukan diseluruh kantor dimana sistem ini diterapkan.

Masalah-masalah tersebut kemudian diuraikan lagi. Masalah-masalah pokok tersebut dalam pembagian utama, sedangkan uraian masalahnya disebut dalam pembagian pembantu, apabila uraian masalah masih dibagi lagi menjadi masalah yang lebih kecil, disebut sub pembagian pembantu.

2. Perlengkapan menyimpan surat
- Filling Cabinet
- Guide
- Folder
- Kartu kendali

3. Pemberian kode surat
4. Penyimpanan surat, dengan cara

- Membaca surat untuk mengetahui isi surat
- Memberi kode surat
- Mencatat surat dalam kartu kendali

5. Menyimpan kartu kendali.

B.                 Sistem Nomor
Di dalam sistem nomor ada 4 macam:

1. Sistem nomor menurut Dewey (Sistem Desimal / Klasifikasi)

Sistem ini menetapkan kode surat berdasarkan nomor yang ditetapkan untuk surat yang bersangkutan.

Yang diperlukan dalam sistem ini adalah
a. Perlengkapan yang diperlukan adalah
- Filling cabinet
- Guide
- Folder
b. Daftar klasifikasi nomor
c. Kartu kendali

Dalam klasifikasi, nomor adalah daftar yang memuat semua kegiatan / masalah yang terdapat dalam kantor. Setiap masalah diberi nomor tertentu.

Dalam daftar ini terdapat tiga pembagian yaitu
- Pembagian utama, memuat kegiatan / masalah pokok dari kantor
- Pembagian pembantu, memuat uraian masalah yang terdapat pada pembagian utama
- Pembagian kecil memuat uraian masalah yang terdapat pada pembagian pembantu.

Guna daftar klasifikasi adalah
- Sebagai pedoman pemberian kode surat
- Sebagai pedoman untuk mempersiapkan dan menyusun tempat penyimpanan surat

Uraian guide, folder, dan surat dalam filling cabinet
- Dalam setiap laci filling cabinet diperlukan 10 guide
- Dibelakang setiap guide ditempatkan 10 folder
- Surat yang terbaru dalam setiap folder ditempatkan paling depan

Cara penyimpanan surat
- Surat dibaca lebih dahulu untuk mengetahui permasalahannya
- Memberi kode surat
- Mencatat surat kedalam kartu kendali
- Mencatat surat pada kartu indeks
- Menyimpan surat
- Penyusunan surat dalam folder setiap surat yang baru selalu ditempatkan di urutan paling depan
- Menyimpan kartu kendali

2. Sistem nomor menurut Terminal Digit
Didalam sistem ini kode penyimpanan dan kode penemuan kembali surat memakai sistem penyimpanan menurut teminal digit, yaitu sistem penyimpanan berdasarkan pada nomor urut dalam buku arsip.

Dalam sistem ini yang perlu dipersiapkan adalah
- Perlengkapan untuk tempat penyimpanan surat yang terdiri atas; filling cabinet 10 laci, guide (setiap laci 10 guide), dan folder (setiap guide 10 folder)
- Kartu kendali; yang digunakan dalam sistem ini sama dengan kartu kendali yang digunakan dalam sistem lain. Yang berbeda disini adalah mengindeks nomor kode untuk keperluan penyimpanan dan penemuan kembali surat.

- Cara mengindeks nomor kode sebagai berikut
a. Dua angka dari belakang sebagai unit 1, yaitu menunjukkan nomor laci dan nomor guide
b. Satu angka setelah unit 1 sebagai unit 2 yaitu menunjukkan nomor folder
c. Sisa seluruh angka sesudah unit 2 sebagai unit 3 yaitu menunjukkan surat yang kesekian dalam folder

- Cara penyimpanan surat; surat dengan nomor kode 55317, berarti surat tersebut disimpan dalam laci 10-19, dibelakang guide 17, didalam folder nomor 3, surat yang ke 55.

3. Sistem Nomor Middle Digit

Sistem ini merupakan kombinasi dari Sistem Nomor Decimal Dewey dan Sistem Nomor Terminal Digit. Yang dijadikan kode laci dan guide adalah dua angka yang berada di tengah, sedangkan dua angka yang berada di depannya menunjukkan kode map, kemudian dua angka yang berada dibelakangnya menunjukkan urutan surat yang kesekian didalam map.

Dalam sistem ini kode angka harus berjumlah enam, sehingga terdapat dua angka ditengah, dua angka di depan dan dua angka dibelakang. Seandainya angka kode kurang dari enam maka harus ditambahkan angka nol di depannya sampai berjumlah enam angkla. Cara penyimpanannya sama dengan Sistem Nomor Terminal Digit.

4. Sistem nomor Soundex (phonetic system)
Sistem Soundex adalah sistem penyimpanan warkat berdasarkan pengelompokan nama dan tulisannya atau bunyi pengucapannya hampir bersamaan. Dalam sistem ini nama-nama diganti dengan kode (notasi) yang terdiri dari 1 huruf dan 3 angka.
Susunan penyimpanannya adalah menurut abjad yang diikuti urutan nomor.

D. Sistem Geografis / Wilayah
Sistem geografis atau wilayah adalah suatu sistem penyimpanan arsip berdasarkan pembagian wilayah atau daerah yang menjadi alamat suatu surat.

Surat disimpan dan diketemukan kembali menurut kelompok atau tempat penyimpanan berdasarkan geografi / wilayah / kota dari surat berasal dan tujuan surat dikirim.
Dalam hubungan ini surat masuk dan surat keluar disimpan dan ditempatkan dalam folder yang sama, tidak dipisah-pisahkan. Dalam penyimpanannya menurut sistem ini harus dibantu dengan sistem abjad atau sistem tanggal.

Yang perlu dipersiapkan dalam menerapkan sistem ini
- Perlengkapan yang diperlukan dalam menerapkan sistem ini adalah; filling cabinet, guide, folder, dan kartu kendali.
- Penyimpanan surat melalui prosedur
a. Melihat tanda pembebas dalam surat, yaitu tanda yang menyatakan bahwa surat tersebut telah selesai diproses dan boleh disimpan.
b. Membaca surat
c. Memberi kode surat
d. Mencatat surat pada kartu kendali
e. Menggolongkan surat menurut wilayahnya masing-masing
f. Menyimpan surat
g. Menyimpan kartu kendali

- Penemuan kembali; cara menemukan kembali adalah sama seperti sistem-sistem lainnya.

E. Sistem Tanggal (Chronologis)
Sistem tanggal adalah sistem penyimpanan surat yang didasarkan kepada tanggal surat diterima (untuk surat masuk) dan tanggal surat dikirim (untuk surat keluar).

Yang diperlukan untuk sistem ini adalah
- Perlengkapan yang diperlukan; filling cabinet, didepan laci dicantumkan judul “tahun”, guide sebanyak 12 buah, masing-masing untuk satu bulan, folder, dan kartu kendali.

- Pembagian sistem tanggal
a. Pembagian utama menggambarkan tahun (judul laci)
b. Pembagian pembantu menggambarkan bulan (judul guide)
c. Pembagian kecil menggambarkan tanggal (judul folder)

- Susunan guide dan folder dalam filling cabinet
a. Laci menggambarkan tahun
b. Guide menggambarkan bulan
c. Folder menggambarkan tanggal

- Penyimpanan surat, langkah-langkah dalam penyimpanan surat
a. Menetapkan kode surat sebelum disimpan
b. Mencatat surat pada kartu kendali
c. Menyimpan surat.